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Faites avancer les choses, arrêtez le multitâche !

Découvrez comment le multitâche étouffe la productivité

Certaines personnes sont fières d’être des multitâches douées, vantant leur capacité à effectuer plusieurs tâches en même temps. Dans un monde où tout le monde veut plus en moins de temps, le multitâche peut sembler la réponse ultime à la productivité et à l’efficacité au travail. Cependant, la plupart du temps, le multitâche fait plus de mal que de bien, étouffant la performance et la productivité en son chemin. Considérons ainsi le scénario suivant:

Vos supérieurs vous ont demandé de soumettre un rapport important d’ici demain. Vous vous y attaquez de front! Vous avez votre café, votre bouteille d’eau et aucune réunion pour le reste de la journée – vous êtes déterminé à faire un bon travail! 20 minutes plus tard, vous recevez un message instantané d’un collègue. Vous répondez à sa question rapidement et revenez au rapport. Une minute plus tard, vous recevez une demande de réunion pour une rencontre de service. Vous cliquez sur le bouton « Accepter » et revenez d’un coup œil à votre rapport. C’est à ce moment-là que vous vous souvenez que vous deviez approuver une demande de vacances. Vous vous en occupez et revenez au rapport, mais le téléphone sonne. Vous reconnaissez le numéro sur l’afficheur, vous attendiez cet appel, vous devez absolument répondre…

En un rien de temps, c’est la fin de la journée. Vous vous sentez stressé et émotif. Votre rapport est loin d’être prêt et vous n’avez pas touché à la moitié de vos tâches quotidiennes. Les minutes passent et de plus en plus de collègues se dirigent vers la porte de sortie. Il ne reste presque plus personne au bureau. Vous vous dites que la soirée va être longue. Bientôt, c’est un message texte de la maison qui retient votre attention: « est-ce que tu vas arriver à la maison avant que les enfants ne se couchent? » Non. Mais vous avez promis que vous vous occuperiez des inscriptions au cours de natation. C’est aujourd’hui! Vous vous en occupez et revenez à ce terrible rapport. Quelques heures plus tard, vous avez enfin terminé. En fermant les lumières du bureau, vous vous dites: « Quelle journée horriblement chargée. Heureusement, je suis doué pour le multitâche … »

*L’emploi du genre masculin a pour but d’alléger le texte et d’en faciliter la lecture.

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Nous avons tous vécu ces journées où nous sommes sollicités de partout. Cependant, c’est la façon dont nous gérons les interruptions de notre tâche principale qui définit notre efficacité et notre productivité globale.

Dans l’exemple ci-dessus, le comportement du protagoniste consiste à passer d’une activité à une autre, ce qui l’entraîne à chuter dans un sentiment de frustration. Pourtant, le protagoniste se définit comme étant « doué pour le multitâche ». Malheureusement, trop d’employeurs font l’éloge de ce type de syndrome d’employés « très occupés ». Cependant, « très occupé » ne signifie pas toujours « très efficace ». La plupart des gens ne se rendent pas compte qu’être débordé diminue la productivité. Le multitâche est à blâmer? Voyons voir.

Qu’est-ce que le multitâche ?

La définition simple du multitâche consiste à faire 2 choses ou plus en même temps. Bien que cela semble simple et très possible (après tout, nous avons tous l’impression que nous faisons toujours plus de 20 choses à la fois), la vérité est beaucoup plus complexe.

Types de multitâche

Le terme «multitâche» a été publié pour la première fois dans les années 1960 et c’était dans le contexte de l’informatique. Peu de temps après, le terme «multitâche» a été appliqué aux tâches humaines. Depuis lors, les scientifiques ont mis au point deux types de multitâche.

Le multitâche de type simultané

Cela consiste à faire deux tâches en même temps. Par exemple, conduire en écoutant de la musique.

Pouvons-nous réellement faire deux choses en même temps ? La réponse simple est oui, mais… Le cerveau humain ne peut compléter efficacement deux tâches en même temps que si les tâches exécutées utilisent différentes parties du cerveau, tel parler en marchant. Cependant, ce n’est pas ce type de tâche qui nous intéresse dans ce contexte. Probablement, ce que la plupart des professionnels lisant cet article se demandent, c’est si les humains peuvent gérer plusieurs tâches mentalement complexes en même temps et en y accordant le même niveau de concentration. Eh bien, la réponse est non, ils ne le peuvent pas. 

Quoi que l’on pense, dans un cas où deux ou plusieurs tâches mentales complexes sont effectuées en même temps, ce qui se déroule en réalité est un processus séquentiel. C’est-à-dire que le cerveau passe d’une tâche à une autre plutôt que de se concentrer sur les deux tâches en même temps. Ce qui nous amène au multitâche de type séquentiel.

Le multitâche de type séquentiel

Le multitâche de type séquentiel consiste à passer rapidement entre plusieurs tâches au cours d’une période de temps donnée. Par exemple, répondre à un courriel, tout en parlant au téléphone avec un client. Bien que l’on puisse avoir l’impression d’accomplir plusieurs tâches simultanément, en réalité le cerveau se concentre sur une tâche pendant une courte période de temps, puis se concentre sur l’autre tâche à accomplir et, si nécessaire, il revient à la tâche initiale si celle-ci n’a pas pu être accomplie.

Le multitâche au travail

Types of Multitasking

Selon les informations ci-dessus, le multitâche que nous faisons au travail n’est pas du tout ce que nous pensons. Ce que nous appelons le multitâche est en fait une série de courtes périodes d’attention que nous répartissons entre un nombre donné de tâches. Le passage constant d’une activité à une autre nuit à la productivité et se traduit souvent par la sensation d’avoir à jongler des tâches qui semblent toutes être urgentes et avec le même niveau d’importance. Cependant, en fin de compte, aucune tâche ne finti par être terminée ou, du moins, bien accomplie. 

Notre cerveau n’a pas été conçu pour la gestion de tâches multiples, de sorte que lorsque  nous nous forçons à le faire, plusieurs choses peuvent mal tourner:

  • Nous gaspillons du temps. Lorsque nous passons d’une tâche à une autre, le cerveau doit s’adapter à la nouvelle tâche à accomplir. Ces périodes d’ajustement s’additionnent, ajoutant souvent plusieurs minutes, voire plusieurs heures à notre journée de travail ; 
  • nous devenons sujettes aux erreurs. Tenter d’accomplir plusieurs tâches à la fois ne nous permet pas d’accorder toute notre attention à chacune d’entre elles. En conséquence, nous sommes plus susceptibles de faire des erreurs ;
  • nous devenons moins productifs. Certains chercheurs suggèrent que le multitâche peut en fait réduire la productivité jusqu’à 40%.

Des études récentes ont également montré qu’au fil du temps, les personnes qui pratiquent constamment le multitâche peuvent finir par souffrir de troubles de la mémoire et de troubles d’apprentissage, d’une diminution de la concentration globale et d’une augmentation du stress.

Donc, si le multitâche nous cause plus de mal que de bien vient, pourquoi est-il si encouragé dans le monde actuel?

Tout est dans la gestion du temps

Les gens semblent être épris de l’idée du multitâche et de l’affairement que ça leur apporte.  Ils portent leur badge « je suis extrêmement occupé » avec fierté et se réjouissent à l’illusion d’avoir tout « sous contrôle ». Cependant, ce sentiment d’euphorie chute lorsque le cerveau se fatigue, ce qui crée souvent un effet boule de neige d’émotions négatives et destructrices. C’est ce qui se passe dans notre exemple ci-dessus. Notre protagoniste ne parvient pas à établir ses priorités et à planifier en conséquence. Ainsi, la tâche ayant priorité sur les autres (le rapport) n’a été accomplie que lorsque le protagoniste lui a donné la concentration dont il avait besoin. 

Donc, une bonne méthode de gestion du temps aurait aidé notre protagoniste à terminer le rapport beaucoup plus tôt dans la journée, lui permettant ainsi du temps pour accomplir ses autres tâches quotidiennes, une expérience de travail beaucoup plus détendue et une meilleure qualité de vie.

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